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Unter elektronischer Beschaffung (auch E-Procurement genannt) versteht man die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet. E-Procurement über B2B eShops wird vor allem im Bereich des betrieblichen, also des professionellen Einkaufs genutzt. Insbesondere bei indirekten Gütern (MRO = Maintenance, Repair and Operations) finden häufig auch offene E-Procurement oder eSourcing Systeme Anwendung, die meistens asynchron und per Internet miteinander verbunden sind. Der Datenaustausch findet auf Basis von Produktkatalogen (eCatalogs) statt, die meistens in größeren zeitlichen Abständen (Wochen bis Monate) von den Lieferanten per Datei bereitgestellt und vom Einkäufer geprüft werden. Die dazu nötigen Prozesse definiert das Katalogmanagement des BtoB E-Procurement oder BtoB eSourcing Systems. Durch die unmittelbare Verbindung zweier interner Netze ergeben sich für beide Seiten meistens erhebliche Prozesskosteneinsparungen. Die betriebsinternen Vorgänge (= Prozesse) erfolgen ohne einen so genannten Medienbruch. Ohne E-Procurement werden Bestellungen normalerweise im Kundensystem auf Papier ausgedruckt, in irgendeiner Weise (Telefax, Postversand) dem Lieferanten übermittelt und dort wieder in das Lieferantensystem eingegeben. Die Ersparnis dieses Umwegs über Papier betrifft sowohl Kosten als auch insbesondere Zeit. Daneben werden Übertragungsfehler vermieden, die beim Wiedereinlesen des Papiers ansonsten auftreten können - auch automatische Scanner arbeiten nicht völlig fehlerfrei. Die Verfügbarkeit der Ware kann sofort geprüft werden und so sofort die Entscheidung getroffen werden, ein Ersatzprodukt auszuwählen, das Projekt zu verschieben oder einen anderen Lieferanten zu beauftragen. Ein weiterer Nutzen bietet sich auf der Bestellseite, wenn innerhalb dieses Systems der Bestellvorgang automatisiert wird. So besteht die Möglichkeit, jeden Mitarbeiter über eine webbasierte Schnittstelle seine Bestellung selbst vorzunehmen zu lassen. Von der Einkaufsabteilung wird ein Webkatalog erarbeitet, mit dessen Hilfe der Mitarbeiter einen Warenkorb füllt. Die Bestellung wird entweder, falls genehmigungspflichtig, weitergeleitet, oder nimmt sofort den normalen Bestellvorgang. Auf diese Weise wird somit auch der interne Bearbeitungszeitaufwand reduziert, da der operative Aufwand auf den Bedarfsträger selbst verlegt wird. Üblicherweise werden in solchen eProcurement oder eSourcing Systemen nicht nur die Beschaffungsvorgänge als solche elektronisch abgewickelt. Insbesondere die Rechnungsstellung erfolgt meistens ebenfalls über das Procurement oder Sourcing System. Hierbei müssen die entsprechenden Vorschriften der Finanzverwaltung für die steuerliche Anerkennung der elektronischen Rechnungen berücksichtigt werden. Eine besondere Bedeutung gewinnt das E-Procurement bei öffentlichen Beschaffungen. Durch Rechtsänderungen sind seit kurzem elektronische Ausschreibungen möglich geworden und derzeit in der Testphase. Die Verbindlichkeit der Angebote erfolgt z. B. durch elektronische Signatur. Selten werden beide Seiten eine gleiche Marktmacht haben. Deshalb kann man von Lieferantensystemen und von Beschaffersystemen sprechen. In Marktplatzsystemen bieten die Betreiber sowohl der Lieferantenseite als auch der Abnehmerseite eine deutliche Kostenersparnis, da die Integrationskosten für beide Seiten nur einmal anfallen, durch die Teilnahme am Marktplatz aber zahlreiche Geschäftspartner bedient werden können. Die Problematik liegt also darin, die Beschaffungen von direkten und indirekten/MRO-Produkten transparent zu gestalten, sodass eine strategische Betrachtung möglich ist, jedoch auf einer einfachen Plattform, die von jedem Mitarbeiter beherrschbar sein sollte – dem Desktop Purchasing System, kurz DPS genannt. Der Anteil an C-Teilen bei den indirekten/MRO Produkten ist durch e-Procurement automatisierungsfähig. Mit Hilfe von Desktop Purchasing Systemen hat der Bedarfsträger die Möglichkeit, in einem Katalogangebot selbstständig und ohne Einschaltung der Einkaufsabteilung, eine Bestellung beim Lieferanten zu platzieren. Trotz der Automatisierung im DPS handelt es sich um einen kontrollierten Beschaffungsprozess. Mit dem Lieferanten wird ein Rahmenvertrag geschlossen. Hierbei werden beispielsweise Laufzeit, mögliche Warengruppen und die dazu vereinbarten Rabatte fixiert. Die freigegebenen Artikel erscheinen im DPS-Katalog und sind nach Legitimation des Users, im Rahmen des jeweiligen Budgets, zur direkten Bestellung möglich, wobei die Kosten intern auf die Userkostenstelle verbucht werden. Die Anwendung ist eine Form von e-Procurement Lösungen, was in der Praxis etwa 60 bis 70 % des Einkaufsvolumens transparent und automatisiert abwickeln kann (Erfahrungswerte aus dem strategischen Einkauf). Darin steckt also ein gewaltiges Einsparpotenzial, wenn man bedenkt dass bei größeren Unternehmen die Prozesskosten zum Einkauf von Sekundärgütern bei 60 bis 100 Euro pro Transaktion liegen. Mit Anwendung von e-Procurement sind Prozesskosten zwischen 6 Euro und 8 Euro realisierbar. Durch diese Automatisierung haben Mitarbeiter des Einkaufs die Möglichkeit, sich Mehrwert bringenden Aufgaben zu widmen. Varianten der Ausschreibung im privat-wirtschaftlichen Bereich Auch im privaten Bereich spricht man zwar häufig von Ausschreibung, man ist aber nicht an die formalen Vorgaben des Vergaberechts gebunden. Hier haben sich auf dem Markt verschiedene Varianten entwickelt. Aus dem angelsächsischen Sprachgebrauch werden Bezeichnungen für verschiedene Ausschreibungsvarianten auch für den deutschen Sprachraum entlehnt: 1. RFI (Request for Information, dt. Leistungsanfrage): Anfrage an potentielle Lieferanten, ob Sie einen skizzierten Bedarf grundsätzlich erfüllen könnten. Die abgegebenen Antworten enthalten in der Regel Listenpreise. Diese Ausschreibungsvariante eignet sich zur ersten Sondierung des Marktes. 2. RFQ (Request for Quotation, dt. Preisanfrage): Zu einem detailliert beschriebenen Bedarf (Lastenheft) wird eine Leistungsbeschreibung mit einem möglichst präzisen, aber in der Regel unverbindlichen Preis angefragt. Diese Anfragen werden an Lieferanten versandt, von deren grundsätzlicher Leistungsfähigkeit der Versender bereits überzeugt ist. 3. RFP (Request for Proposal, dt. Aufforderung zur Angebotsabgabe): Ausschreibung im üblichen Sinn, d.h. die abgegebenen Angebote sind innerhalb der angegebenen Gültigkeitsfrist vertraglich bindend. Sie enthalten den bestmöglichen Preis, eine detaillierte Leistungsbeschreibung bzw. ein Pflichtenheft sowie alle zum Vertragsabschluss gehörenden Zusatzvereinbarungen. Der Einkäufer ist selbstverständlich nicht verpflichtet, eines der Angebote anzunehmen. 1. RFF (Request for Feature, dt. Aufforderung zur Angebotserweiterung): Anforderung zur Erweiterung eines Systems oder Angebots. Auftragsauktionen im privat-wirtschaftlichen Bereich Im privaten Bereich, welcher nicht an die Vorschriften des Vergaberechts gebunden ist, erfolgen Ausschreibungen zunehmend auch als zumeist internetbasierte Auftragsauktion. Dies ist ein sich derzeit noch entwickelndes Feld, das erst seit etwa 2003 entsteht.


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